Sumbardaily.com - Rutinitas menyusun jadwal pelajaran setiap awal semester selama ini menjadi salah satu pekerjaan paling kompleks di SMP Adzkia Padang.
Penyusunan yang masih dilakukan secara manual tidak hanya menyita waktu, tetapi juga kerap memunculkan benturan jadwal antarguru, penggunaan ruang kelas, hingga keterlambatan finalisasi jadwal pembelajaran.
Kondisi tersebut menjadi perhatian tim Pengabdian Masyarakat Politeknik Negeri Padang (PNP) melalui Program Penerapan IPTEK Pengembangan (PIP).
Melalui kegiatan bertajuk "Cerdas Menyusun Jadwal: Pelatihan Otomatisasi Penjadwalan dengan FET di SMP Adzkia Padang", tim menghadirkan solusi berbasis teknologi agar proses penyusunan jadwal pembelajaran dapat dilakukan secara otomatis, lebih efektif, efisien, dan dengan tingkat kesalahan yang jauh lebih rendah.
Kegiatan pengabdian tersebut diketuai oleh Humaira dengan anggota Ronal Hadi, Deddy Prayama, Hendra Rotama, Ikhsan Yusda PP, serta melibatkan mahasiswa Akbar Hidayatullah.
Yayasan Adzkia Sumatera Barat (Sumbar) merupakan salah satu yayasan pendidikan Islam di Kota Padang yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Nomor 97 tanggal 16 Desember 1996.
Yayasan yang berkedudukan di Kota Padang tersebut mengelola berbagai jenjang pendidikan, mulai dari taman kanak-kanak hingga perguruan tinggi.
Saat ini Yayasan Adzkia mengelola 13 lembaga pendidikan yang terdiri atas tujuh Taman Kanak-kanak (TK), empat Sekolah Dasar (SD), satu Sekolah Menengah Pertama (SMP), satu Sekolah Menengah Atas (SMA), serta satu universitas yang aktif menyelenggarakan proses pendidikan setiap tahun.
Khusus pada jenjang SMP, terdapat empat kelas pada setiap angkatan sehingga total terdapat 12 kelas yang harus disusun jadwal pembelajarannya setiap semester.
Banyaknya kelas yang berjalan secara bersamaan membuat proses penyusunan jadwal menjadi pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi.
Selama ini penyusunan jadwal dilakukan oleh wakil kepala sekolah menggunakan Microsoft Excel. Cara tersebut dinilai masih memiliki berbagai keterbatasan karena seluruh proses dikerjakan secara manual.
Ketika terjadi perubahan jadwal, seluruh susunan yang telah dibuat harus diperiksa kembali satu per satu sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.
Permasalahan lain yang kerap muncul ialah benturan jam pelajaran yang tidak dapat dideteksi secara otomatis. Selain itu, adanya permintaan dari guru mengenai preferensi hari maupun jam mengajar membuat penyusunan jadwal menjadi semakin kompleks.
Akibatnya, proses finalisasi jadwal pembelajaran hampir selalu menjadi tantangan pada awal semester.
Hasil diskusi tim pengabdian bersama mitra juga mengidentifikasi sejumlah persoalan yang selama ini dihadapi sekolah.
Penyusunan jadwal menggunakan Microsoft Excel dinilai menyulitkan ketika harus melakukan perubahan akibat benturan mata pelajaran.
Wakil kepala sekolah sebagai penyusun jadwal harus memeriksa kembali seluruh jadwal secara teliti sebelum melakukan revisi.
Tidak hanya itu, dalam kondisi tertentu seorang guru bahkan dapat terjadwal mengajar pada dua atau lebih kelas dalam waktu yang sama.
Pemanfaatan ruang kelas juga belum berjalan optimal, sementara pembagian jenis mata pelajaran masih belum merata.
Proses penyusunan jadwal yang memerlukan waktu panjang juga berdampak terhadap efektivitas penyelenggaraan akademik.
Lamanya proses penyelesaian jadwal menyebabkan kepuasan terhadap jadwal yang diberlakukan menjadi berkurang dan pekerjaan administratif lainnya ikut menumpuk.
Berangkat dari berbagai persoalan tersebut, tim Pengabdian Masyarakat PNP mengusulkan pemanfaatan Free Timetabling Software (FET) sebagai media penyusunan jadwal pembelajaran secara otomatis.
Aplikasi FET dipilih karena merupakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu penyusunan jadwal sekolah dengan mempertimbangkan berbagai aturan dan batasan yang telah ditentukan pengguna.
Program ini juga tergolong ringan, dapat dijalankan pada sistem operasi Windows, serta mampu menangani penyusunan jadwal dengan tingkat kompleksitas yang tinggi.
Melalui penerapan aplikasi tersebut, berbagai kendala seperti benturan jadwal guru, penggunaan ruang belajar, hingga pengaturan waktu pembelajaran diharapkan dapat diminimalkan.
Proses yang sebelumnya membutuhkan waktu lama juga diharapkan menjadi lebih cepat sehingga penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar dapat berlangsung lebih efektif sejak awal semester.
Pelatihan yang diberikan kepada mitra tidak hanya memperkenalkan penggunaan aplikasi, tetapi juga membangun kemampuan peserta dalam mengoperasikan seluruh fitur yang tersedia.
Peserta dibimbing mulai dari proses mengunduh perangkat lunak, melakukan instalasi pada komputer masing-masing, hingga memahami mekanisme kerja aplikasi dalam menghasilkan jadwal pembelajaran secara otomatis.
Pada tahap awal, peserta mempelajari pengaturan dasar yang meliputi identitas sekolah, jumlah hari belajar, pembagian jam pelajaran setiap hari, serta pengisian data awal berupa ruang kelas, rombongan belajar, mata pelajaran, guru, dan berbagai aktivitas pembelajaran.
Selanjutnya peserta diperkenalkan pada proses pengaturan constraint atau batasan yang menjadi dasar aplikasi dalam menyusun jadwal.
Pengaturan tersebut meliputi batasan waktu bagi guru, siswa, kegiatan pembelajaran, maupun batasan penggunaan ruang belajar sehingga sistem mampu menghasilkan jadwal tanpa melanggar ketentuan yang telah ditetapkan.
Sebelum proses penyusunan jadwal dilakukan, peserta juga mempelajari cara memanfaatkan menu statistik untuk memastikan seluruh data telah dimasukkan dengan benar.
Pemeriksaan tersebut penting dilakukan karena kesalahan input data akan memengaruhi hasil penjadwalan yang dihasilkan aplikasi.
Setelah seluruh data dinyatakan sesuai, aplikasi akan melakukan proses generate jadwal secara otomatis.
Berdasarkan pengalaman penggunaan FET yang dijelaskan dalam materi pelatihan, proses penyusunan jadwal dapat berlangsung dalam hitungan detik pada kasus sederhana, sedangkan untuk penyusunan dengan tingkat kerumitan tinggi dapat memerlukan waktu hingga sekitar 20 menit.
Hasil jadwal yang telah selesai kemudian dapat dipindahkan ke dalam format PDF maupun Microsoft Excel sehingga tetap mudah disesuaikan dengan kebutuhan sekolah maupun untuk keperluan pencetakan dan distribusi kepada guru serta peserta didik.
Meningkatkan Kompetensi Mitra
Program Pengabdian Masyarakat ini dirancang menggunakan pendekatan pelatihan partisipatif berbasis praktik (hands-on training).
Melalui metode tersebut, peserta tidak hanya memperoleh materi secara teoritis, tetapi juga langsung mempraktikkan setiap tahapan penyusunan jadwal menggunakan aplikasi FET pada komputer masing-masing.
Tahapan pelaksanaan kegiatan diawali dengan diskusi awal bersama pihak mitra. Pada tahap ini, tim pengabdian dan pihak sekolah menyepakati jadwal pelaksanaan kegiatan sekaligus mengidentifikasi berbagai persoalan yang selama ini dihadapi dalam proses penyusunan jadwal pembelajaran.
Hasil diskusi tersebut menjadi dasar dalam menyusun materi pelatihan agar sesuai dengan kebutuhan SMP Adzkia Padang.
Memasuki tahap persiapan, tim pengabdian melakukan pengumpulan informasi mengenai kondisi nyata di lapangan dengan berkoordinasi bersama kepala sekolah dan guru.
Berbagai fakta terkait kendala penyusunan jadwal dihimpun sebagai bahan penyusunan materi pelatihan. Selain itu, tim juga mempelajari referensi mengenai penggunaan aplikasi FET dan menyiapkan modul pelatihan yang disusun bersama seorang mahasiswa agar peserta dapat mempelajarinya kembali saat menyusun jadwal pada semester berikutnya.
Pelaksanaan pelatihan diawali dengan pengenalan aplikasi FET beserta fungsi-fungsi utamanya. Selanjutnya peserta dibimbing melakukan penginputan data sekolah, mulai dari mata pelajaran, kelas, ruang belajar hingga data guru.
Setelah seluruh data berhasil dimasukkan ke dalam sistem, peserta mempraktikkan proses penyusunan jadwal, baik melalui fitur generate secara otomatis maupun penyusunan secara manual sesuai kebutuhan.
Diskusi lanjutan juga menjadi bagian dari rangkaian kegiatan. Tim pengabdian bersama mitra melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pelatihan guna memperoleh masukan mengenai efektivitas materi maupun penerapan aplikasi dalam mendukung penyusunan jadwal pembelajaran di sekolah.
Dua Bulan Monitoring usai Pelatihan
Pendampingan kepada mitra tidak berhenti setelah kegiatan utama selesai dilaksanakan. Tim pengabdian menjadwalkan kegiatan monitoring paling lambat dua bulan setelah pelatihan sebagai bentuk evaluasi terhadap implementasi aplikasi FET di lingkungan SMP Adzkia Padang.
Monitoring dilakukan untuk mengetahui sejauh mana hasil pelatihan mampu memberikan manfaat bagi mitra.
Evaluasi dilaksanakan melalui pengisian kuesioner yang disusun sesuai target kegiatan sehingga dapat menggambarkan tingkat pemahaman peserta sekaligus efektivitas penggunaan aplikasi dalam mendukung penyusunan jadwal pembelajaran.
Partisipasi aktif pihak mitra menjadi salah satu faktor penting dalam keberhasilan program ini. Bahkan, gagasan pelaksanaan kegiatan bermula dari diskusi antara tim pengabdian dengan pihak sekolah mengenai berbagai persoalan yang muncul setiap awal semester.
Dalam proses tersebut, mitra dinilai proaktif menyampaikan kendala yang dihadapi sehingga solusi yang dirancang benar-benar mengacu pada kebutuhan di lapangan.
Melalui tahapan evaluasi tersebut, tim berharap penggunaan aplikasi FET tidak hanya berhenti pada kegiatan pelatihan, tetapi dapat diterapkan secara berkelanjutan sebagai bagian dari proses penyusunan jadwal pembelajaran di SMP Adzkia Padang.
Didukung P3M PNP
Pelaksanaan kegiatan Pengabdian Masyarakat ini berada di bawah koordinasi Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) Politeknik Negeri Padang.
Unit ini secara khusus mengelola pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan dukungan kepala pusat, koordinator penelitian, koordinator pengabdian, koordinator hilirisasi dan kekayaan hak cipta, serta tenaga administrasi.
Sumber pendanaan kegiatan pengabdian berasal dari Dana DIPA Politeknik Negeri Padang, dana Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI), serta kegiatan mandiri.
Dalam pelaksanaannya, P3M disebut secara konsisten menerapkan prinsip transparansi dan kepatuhan terhadap seluruh tahapan kegiatan pengabdian tanpa membedakan kepentingan tertentu.
Komitmen tersebut juga diterapkan dalam pelaksanaan Program Penerapan IPTEK Pengembangan yang didanai melalui DIPA Politeknik Negeri Padang maupun Program Penerapan IPTEK Masyarakat yang didukung DIKTI.
Seluruh tahapan pelaksanaan, mulai dari proses penilaian hingga penyusunan laporan, dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku.
Sebagai salah satu perguruan tinggi di Sumbar, Politeknik Negeri Padang memiliki sarana dan prasarana yang mendukung pelaksanaan kegiatan tridarma perguruan tinggi, termasuk pengabdian kepada masyarakat.
Tim pelaksana kegiatan ini berasal dari Jurusan Teknologi Informasi yang memiliki kompetensi sesuai dengan kebutuhan mitra dalam bidang digitalisasi penyusunan jadwal pembelajaran.
Lintas Kompetensi
Humaira bertindak sebagai ketua tim pengabdian. Dengan latar belakang pendidikan Sarjana Teknik Informatika dan Magister Informatika serta pengalaman di bidang rekayasa perangkat lunak, Humaira bertanggung jawab mengoordinasikan diskusi awal bersama mitra sekaligus menjadi narasumber utama dalam materi penjadwalan otomatis menggunakan aplikasi FET.
Ronal Hadi sebagai anggota pertama memiliki latar belakang pendidikan Sarjana Elektro dan Magister Ilmu Komputer.
Kompetensinya pada bidang perangkat keras komputer mendukung proses instalasi aplikasi FET sekaligus membantu penanganan kendala teknis yang mungkin dihadapi peserta selama pelatihan.
Anggota kedua, Deddy Prayama, merupakan lulusan Sarjana dan Magister Ilmu Komputer.
Pengalamannya dalam pengembangan perangkat lunak dimanfaatkan untuk mendukung kesiapan aplikasi FET yang digunakan selama pelatihan berlangsung.
Sementara itu, Hendra Rotama yang memiliki latar belakang pendidikan Sarjana dan Magister Ilmu Seni berperan menciptakan suasana pelatihan yang lebih interaktif sehingga materi yang disampaikan dapat diterima peserta dengan lebih baik.
Adapun Ikhsan Yusda PP yang berlatar belakang pendidikan Sarjana dan Magister Ilmu Hukum berfokus memberikan materi mengenai etika di dunia digital secara umum.
Selain itu, Ikhsan juga bertanggung jawab menyiapkan instrumen evaluasi berupa kuesioner yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Melalui kolaborasi lintas kompetensi tersebut, Program Pengabdian Masyarakat ini diharapkan mampu memberikan solusi nyata terhadap permasalahan penyusunan jadwal pembelajaran di SMP Adzkia Padang.
Penerapan aplikasi FET tidak hanya ditujukan untuk mempercepat proses penyusunan jadwal, tetapi juga meningkatkan efektivitas pengelolaan akademik melalui pemanfaatan teknologi informasi yang lebih optimal.
Efisiensi Pengelolaan Akademik
Pelaksanaan kegiatan Pengabdian Masyarakat melalui skema Penerapan IPTEK Pengembangan (PIP) ini tidak hanya ditujukan untuk memperkenalkan penggunaan perangkat lunak FET, tetapi juga menjadi upaya mendorong transformasi pengelolaan akademik melalui pemanfaatan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Selama ini, penyusunan jadwal pembelajaran di SMP Adzkia Padang masih bergantung pada proses manual yang membutuhkan ketelitian tinggi.
Semakin banyak data guru, mata pelajaran, ruang belajar, serta kelas yang harus diatur, semakin besar pula potensi terjadinya benturan jadwal maupun lamanya proses penyusunan.
Kondisi tersebut menjadi alasan utama diperlukannya media yang mampu membantu sekolah menyusun jadwal secara lebih sistematis.
Melalui pelatihan ini, peserta diharapkan tidak hanya memahami cara mengoperasikan aplikasi FET, tetapi juga mampu menerapkannya secara mandiri pada proses penyusunan jadwal pembelajaran setiap awal semester.
Dengan demikian, proses yang sebelumnya memerlukan waktu panjang dapat dilakukan secara lebih efektif dengan tingkat kesalahan yang dapat diminimalkan.
Selain meningkatkan keterampilan teknis, kegiatan ini juga dirancang untuk memberikan pengalaman praktik secara langsung kepada peserta.
Setiap tahapan penggunaan aplikasi diperagakan mulai dari pengisian data hingga menghasilkan jadwal pembelajaran yang dapat langsung digunakan oleh sekolah.
Pendekatan tersebut diharapkan mampu mempermudah peserta ketika mengimplementasikan aplikasi pada penyusunan jadwal berikutnya.
Kebutuhan Mitra
Program ini disusun berdasarkan kebutuhan yang disampaikan langsung oleh pihak SMP Adzkia Padang melalui serangkaian diskusi bersama tim pengabdian.
Berbagai persoalan yang selama ini muncul dalam penyusunan jadwal menjadi dasar penyusunan materi, metode pelatihan, hingga proses evaluasi yang akan dilakukan setelah kegiatan berlangsung.
Pendekatan tersebut menunjukkan bahwa kegiatan pengabdian tidak hanya berorientasi pada penyampaian materi, tetapi juga menitikberatkan pada penyelesaian persoalan nyata yang dihadapi mitra.
Seluruh tahapan dirancang agar solusi yang diberikan dapat diterapkan secara berkelanjutan sesuai dengan kondisi sekolah.
Pelaksanaan monitoring setelah kegiatan utama juga menjadi bagian penting dari program ini.
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui sejauh mana aplikasi FET mampu memberikan manfaat dalam mendukung penyusunan jadwal pembelajaran, sekaligus menjadi bahan perbaikan apabila masih ditemukan kendala pada proses implementasi.
Melalui penerapan aplikasi FET, berbagai persoalan yang selama ini muncul akibat penyusunan jadwal secara manual diharapkan dapat ditekan.
Potensi benturan jadwal guru, penggunaan ruang kelas secara bersamaan, hingga proses perubahan jadwal yang memerlukan waktu lama diharapkan dapat diminimalkan dengan bantuan sistem yang bekerja secara otomatis berdasarkan data dan batasan yang telah dimasukkan.
Di sisi lain, kemampuan aplikasi dalam menghasilkan jadwal secara otomatis juga diharapkan membantu sekolah memanfaatkan waktu secara lebih efisien.
Wakil kepala sekolah yang selama ini bertanggung jawab menyusun jadwal tidak lagi harus melakukan pemeriksaan secara manual terhadap seluruh kemungkinan benturan ketika terjadi perubahan jadwal.
Pemanfaatan teknologi tersebut diharapkan mampu mendukung kelancaran kegiatan belajar mengajar sejak awal semester, sekaligus meningkatkan efektivitas pengelolaan akademik di SMP Adzkia Padang.
Kolaborasi Perguruan Tinggi dan Sekolah
Kegiatan ini juga menjadi wujud pelaksanaan tridarma perguruan tinggi, khususnya pada aspek pengabdian kepada masyarakat.
Melalui kolaborasi antara Politeknik Negeri Padang dan SMP Adzkia Padang, penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi diarahkan untuk menjawab kebutuhan nyata yang dihadapi satuan pendidikan.
Dengan dukungan tim pengabdian yang berasal dari Jurusan Teknologi Informasi serta keterlibatan aktif pihak sekolah sebagai mitra, pelaksanaan program diharapkan mampu menghasilkan manfaat yang dapat dirasakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan akademik.
Program "Cerdas Menyusun Jadwal: Pelatihan Otomatisasi Penjadwalan dengan FET di SMP Adzkia Padang" menjadi salah satu upaya menghadirkan solusi berbasis teknologi melalui Penerapan IPTEK Pengabdian.
Melalui pelatihan, pendampingan, hingga monitoring, program ini diharapkan dapat membantu mitra menyusun jadwal pembelajaran secara lebih efektif, efisien, dan dengan tingkat kesalahan yang minimal, sehingga pelaksanaan proses belajar mengajar dapat berlangsung lebih optimal pada setiap awal semester. (*)
