Sumbardaily.com – Upaya menciptakan pengelolaan arsip yang tertib dan efisien terus dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Padang Panjang. Salah satu langkah konkret yang dilakukan yakni melalui kegiatan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya, Kamis (23/4/2026).
Kegiatan pemusnahan arsip tersebut dipimpin langsung oleh Kepala DPK, Januardi, dengan melibatkan tim pengelola arsip. Proses ini juga disaksikan oleh pihak terkait guna memastikan pelaksanaannya berjalan secara transparan dan akuntabel sesuai ketentuan yang berlaku.
Arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen yang telah melewati tahapan penilaian dan dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna. Baik dari sisi administratif, hukum, maupun historis, arsip-arsip tersebut sudah tidak diperlukan dalam kegiatan operasional pemerintahan.
Januardi menjelaskan, pemusnahan arsip merupakan bagian penting dalam siklus pengelolaan arsip dinamis. Langkah ini diperlukan agar dokumen yang sudah tidak relevan tidak menumpuk dan justru menghambat pengelolaan arsip yang masih aktif.
“Melalui kegiatan ini, kami memastikan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dimusnahkan secara aman dan sesuai prosedur, sehingga tidak menumpuk dan mengganggu efektivitas pengelolaan arsip aktif,” ujar Januardi.
Ia menambahkan, pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan DPK Padang Panjang mengacu pada Peraturan Wali Kota Nomor 28 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang telah habis masa retensinya dan memiliki keterangan musnah berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang berlaku.
Dalam pelaksanaannya, proses pemusnahan dilakukan melalui tahapan yang telah ditetapkan. Salah satunya adalah pencacahan arsip secara simbolis oleh pimpinan unit pengolah bersama saksi. Selain itu, kegiatan ini juga dilengkapi dengan penandatanganan berita acara sebagai bentuk pertanggungjawaban administratif.
“Pemusnahan dilakukan dengan cara pencacahan secara simbolis oleh pimpinan unit pengolah bersama saksi, serta disertai penandatanganan berita acara pemusnahan arsip,” jelasnya.
Tidak hanya bertujuan mengurangi volume dokumen, pemusnahan arsip juga memiliki fungsi strategis lainnya. Di antaranya adalah menjaga keamanan informasi agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang serta mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan arsip.
DPK Padang Panjang juga memastikan bahwa metode pemusnahan dilakukan secara aman. Arsip yang telah diverifikasi dan mendapat persetujuan dimusnahkan melalui metode seperti pencacahan dan pembakaran terkendali.
Langkah ini sekaligus menjadi bentuk komitmen DPK dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang profesional, efisien, dan selaras dengan prinsip good governance di lingkungan Pemerintah Kota Padang Panjang.
Melalui kegiatan pemusnahan arsip yang dilakukan secara berkala, diharapkan sistem pengelolaan arsip semakin optimal. Pada akhirnya, hal ini diharapkan dapat memberikan dampak positif terhadap peningkatan kualitas pelayanan publik di Kota Padang Panjang. (*)
