Sumbardaily.com, Padang – Tim Pengabdian kepada Masyarakat dari Politeknik Negeri Padang (PNP) melaksanakan pelatihan pengelolaan surat berbasis aplikasi Microsoft Access kepada guru dan tenaga kependidikan di SMKS Nasional Padang, Kecamatan Padang Barat, Kota Padang.
Kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen PNP dalam mendukung digitalisasi administrasi sekolah melalui program pengabdian kepada masyarakat.
Pelatihan yang berlangsung pada Selasa (20/5/2025) ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan surat menyurat di lingkungan sekolah. Ketua Tim Pengabdian kepada Masyarakat PNP, Elni Sumiarti, menjelaskan bahwa pelatihan difokuskan pada penggunaan aplikasi praktis berbasis Microsoft Access yang dirancang untuk pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi secara digital.
"Kita telah lakukan pelatihan pengelolaan surat dalam lingkup administrasi sekolah dengan menggunakan aplikasi praktis berbasis Microsoft Access. Dengan menggunakan aplikasi ini diharapkan SMKS Nasional Padang mampu mengelola berbagai surat untuk kelancaran administrasi sekolah lebih efektif dan efisien," ungkap Elni.
Tim yang tergabung dalam kegiatan ini terdiri atas lima dosen PNP, yakni Ika Yuanita, Yenida, Benny Chandra, Gustina, dan Alif. Mereka memberikan pelatihan secara langsung melalui kombinasi metode ceramah, demonstrasi aplikasi, dan praktik langsung oleh peserta pelatihan.
Elni menambahkan bahwa Microsoft Access dipilih karena memiliki sejumlah keunggulan sebagai aplikasi basis data. Selain user-friendly dan mendukung multi-user, aplikasi ini juga memungkinkan pembuatan formulir serta laporan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan administrasi sekolah. Aksesibilitas dan kemampuannya untuk diintegrasikan dengan sistem lainnya menjadikan aplikasi ini cocok digunakan di lingkungan pendidikan.
"Sehingga dari pelatihan pengelolaan surat ini, diharapkan dapat membantu SMKS Nasional Padang dalam membuat formulir dan laporan surat masuk, surat keluar, dan disposisinya secara otomatisasi serta membuat pengarsipan digital surat yang lebih baik dibandingkan dengan pendekatan sebelumnya yang masih manual," jelasnya.
Pelatihan ini disambut baik oleh Kepala SMKS Nasional Padang, Eva Sri Marlina. Ia mengapresiasi kontribusi para dosen PNP dalam mendukung peningkatan kapasitas guru dan tenaga kependidikan sekolah yang berlokasi di Jalan Jenderal Sudirman No. 11A, Kampung Jao tersebut.
"Kita menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Dosen-Dosen PNP yang telah mau berbagi ilmunya dalam mempermudah pengelolaan surat berbasis aplikasi Microsoft Access ini," katanya.
SMKS Nasional Padang sendiri merupakan sekolah kejuruan yang telah berdiri sejak tahun 1991 di bawah naungan Yayasan Pengembangan Pembangunan Nasional (YPPN) Sumatera Barat. Saat ini sekolah tersebut memiliki tujuh jurusan, yaitu Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, Manajemen Logistik, Akuntansi dan Keuangan Lembaga, Bisnis Ritel, Bisnis Digital, Teknik Komputer dan Jaringan, serta Rekayasa Perangkat Lunak.
Pada Semester Genap Tahun Ajaran 2024/2025, jumlah peserta didik di SMKS Nasional Padang mencapai 70 orang. Fasilitas penunjang kegiatan belajar mengajar cukup lengkap, termasuk ruang kelas ber-AC, laboratorium, bank mini, dan teaching factory. Sekolah ini juga didukung oleh 19 guru dan satu tenaga kependidikan yang fokus pada pengembangan keterampilan praktis peserta didik agar selaras dengan kebutuhan dunia kerja.
Eva berharap pelatihan ini dapat menjadi langkah awal dalam pembenahan sistem administrasi sekolah, sekaligus menjadi bagian dari materi ajar yang relevan untuk siswa.
"Kami merasa berterima kasih dan sangat antusias atas pelatihan pengelolaan surat berbasis aplikasi Microsoft Access yang disampaikan Tim Pengabdian kepada Masyarakat PNP ini, sehingga nantinya bisa dipraktikkan secara langsung untuk kemudahan dan kelancaran administrasi sekolah bahkan bisa ditambahkan dalam rencana pembelajaran Peserta Didik," pungkasnya.
Kegiatan ini menunjukkan sinergi antara dunia pendidikan tinggi vokasi dan sekolah menengah dalam menghadirkan solusi praktis terhadap tantangan administrasi pendidikan, sekaligus membekali tenaga pendidik dengan kemampuan digital yang aplikatif. (red)
