Sumbardaily.com, Padang – Pemerintah Kota (Pemko) Padang mengambil langkah strategis dalam mengatasi penumpukan berkas lama melalui program pemusnahan arsip sistematis.
Inisiatif ini merupakan bagian dari upaya modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan yang lebih efisien.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Padang, Feri Mulyani Hamid, menjelaskan bahwa program penyusutan arsip membawa sejumlah dampak positif bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
"Program ini tidak hanya mengurangi penumpukan arsip, tetapi juga meningkatkan efisiensi dalam penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan," ujarnya di Padang, Kamis (24/10/2024).
Menurut Feri, implementasi program ini telah menghasilkan optimalisasi penggunaan ruangan dan sarana prasarana penyimpanan.
"Aspek efisiensi biaya juga menjadi keuntungan signifikan dalam pengelolaan arsip," tambahnya.
Dalam pelaksanaannya, Disperpusip Kota Padang menetapkan protokol ketat untuk memastikan keamanan informasi. Setiap OPD diwajibkan menyimpan dokumentasi lengkap dari proses penilaian hingga pemusnahan arsip.
"Dokumen-dokumen ini berstatus arsip permanen dan vital bagi OPD terkait," tegas Feri.
Program ini menerapkan sistem seleksi yang ketat dalam menentukan arsip yang akan dimusnahkan.
Arsip yang masih memiliki nilai guna dan berstatus permanen, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip Kota Padang, akan diserahkan kepada Disperpusip selaku Lembaga Kearsipan Daerah.
"Kami berkomitmen untuk menyimpan, merawat, dan melestarikan seluruh arsip permanen sebagai bagian dari memori organisasi dan warisan budaya bangsa," jelasnya.
Implementasi program ini telah dimulai dengan pemusnahan arsip di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) yang berlokasi di Mall Pelayanan Publik (MPP) Plaza Andalas.
Feri mengapresiasi langkah proaktif DPMPTSP dalam mendukung program ini.
"Kami mengharapkan proses penyusutan arsip dapat dilaksanakan secara berkala oleh seluruh OPD," tutup Feri, menekankan pentingnya konsistensi dalam pelaksanaan program ini untuk mencapai tata kelola arsip yang lebih baik di lingkungan Pemko Padang.
Melalui program ini, Pemko Padang menunjukkan komitmennya dalam menciptakan sistem administrasi pemerintahan yang lebih efisien dan modern, sekaligus menjaga kelestarian dokumen-dokumen penting bagi generasi mendatang. (red)
