Oleh: Dr Ernita Arif, M.Si
Dosen Ilmu Komunikasi Universitas Andalas
Tidak sedikit proses bimbingan akademik yang gagal bukan karena isi karya ilmiah yang buruk, tetapi karena gagalnya komunikasi antara mahasiswa dan dosen.
Di balik ruang-ruang konsultasi dan tumpukan revisi, konflik sering kali muncul bukan karena kurangnya kemampuan intelektual, melainkan karena pesan yang disalahpahami, waktu yang tidak tepat, atau komunikasi yang terputus.
Mahasiswa merasa dosennya tidak responsif, terlalu sibuk, bahkan kurang peduli. Sebaliknya, dosen merasa mahasiswa datang seenaknya, tidak sopan dalam menyusun pesan, dan hanya muncul ketika tenggat sudah di depan mata.
Ironisnya, semua ini terjadi dalam ruang yang seharusnya jadi tempat tumbuh dan saling mendukung.
Sebagai akademisi dan pembimbing, saya kerap mendengar kisah mahasiswa yang merasa “diabaikan atau dipersulit” oleh dosennya, sementara disisi lain, saya juga menyaksikan kolega yang kewalahan menghadapi mahasiswa yang tidak tahu etika komunikasi.
Fenomena ini bukan hanya merugikan mahasiswa, tetapi juga menciptakan citra yang keliru terhadap dosen seolah tidak membantu, kurang responsive dan sulit dihungi padahal bisa jadi komunikasi yang kurang tepatlah sumber masalahnya.
Dari pengamatan yang saya lakukan terdapat tiga aspek komunikasi yang kerap menjadi penyebab gangguan dalam proses bimbingan akademik:
- Cara Menyusun Pesan
Banyak mahasiswa yang belum menyadari bahwa cara mereka menyusun pesan dapat berdampak besar pada respons yang akan mereka terima. Pesan yang terlalu singkat, tanpa salam, langsung bertanya atau tidak jelas maksudnya misalnya hanya berbunyi “Bisa bimbingan sekarang bu”, atau “apakah ibu/bapak ada di kampus?” hal ini mudah disalahartikan sebagai kurang sopan atau tidak menghargai waktu dosen.
Memang untuk menulis pesan perlu kehati-hatian karena komunikasi tertulis merupakan Bentuk komunikasi paling berbahaya, kata-kata tertulis lebih kuat daripada kata-kata lisan. Kita harus menulis bukan hanya supaya dimengerti, tapi supaya kita tidak mungkin disalah mengerti.
Untuk itu sebuah pesan yang baik seharusnya ditulis dengan struktur yang sopan, jelas (siapa yang mengirim, kepada siapa ditujukan, apa maksud/tujuan) dan kontekstual. Semisal:
Assalamualaikum Wr. Wb.
Ibu/Bapak [Nama Dosen],
Perkenalkan, saya [Nama Mahasiswa] mahasiswa bimbingan Ibu pada program S1 Ilmu Komputer.
Mohon izin, saya ingin melaporkan bahwa saat ini saya telah menyelesaikan revisi Bab 2 sesuai arahan Ibu/Bapak sebelumnya. Sehubungan dengan itu, saya ingin memohon waktu Ibu/Bapak untuk dapat melanjutkan bimbingan.
Apabila Ibu/Bapak berkenan, mohon kiranya dapat menjadwalkan waktu bimbingan dalam waktu dekat sesuai ketersediaan Ibu/Bapak.
Terima kasih atas perhatian dan bimbingan Ibu/Bapak selama ini.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Hormat saya,
[Nama Mahasiswa]
NIM: [NIM Anda]
Pesan seperti ini menunjukkan sikap hormat dan keseriusan, serta memudahkan dosen dalam merespons.
Selain memperhatikan isi dan tujuan pesan, mahasiswa juga perlu berhati-hati dalam memilih kata-kata agar tidak terkesan mendesak atau memaksa dosen. Kalimat seperti “Apakah draf saya sudah Bapak/Ibu baca?” atau “Apakah masih ada yang perlu ditambahkan atau diperbaiki?” sering kali terdengar seperti menodong, meskipun mungkin tidak dimaksudkan demikian.
Pesan dengan nada seperti ini berisiko menimbulkan kesan kurang hormat, tergesa-gesa, atau bahkan mengabaikan waktu dan kesibukan dosen. Akibatnya, pesan tersebut bisa saja lambat direspons, atau dalam beberapa kasus, diabaikan sama sekali.
Oleh karena itu, penting bagi mahasiswa untuk menyusun pesan dengan hati-hati, menggunakan kalimat yang sopan dan memberi ruang waktu bagi dosen untuk merespons. Misalnya, lebih baik menggunakan ungkapan seperti:
“Mohon izin Ibu/Bapak, apabila berkenan, saya ingin menanyakan apakah ada masukan lebih lanjut terkait draf yang saya kirim sebelumnya.”
Dengan pilihan kata yang lebih halus dan menghargai, komunikasi akan terasa lebih nyaman, dan peluang mendapatkan respons pun menjadi lebih besar.
- Waktu yang Tidak Tepat
Waktu penyampaian pesan juga sangat menentukan. Mahasiswa sering kali menghubungi dosen di luar jam kerja, bahkan larut malam atau saat akhir pekan, tanpa mempertimbangkan bahwa dosen juga memiliki ritme kerja dan kehidupan pribadi.
Komunikasi yang sehat adalah komunikasi yang beretika waktu. Kirimlah pesan di jam kerja, hindari mendadak, dan beri ruang waktu bagi dosen untuk menjawab. Ini akan menunjukkan bahwa mahasiswa menghargai keberadaan dan kesibukan dosennya.
- Kurangnya Kontinuitas
Komunikasi yang hanya terjadi saat deadline mendekat adalah gejala umum yang bisa merusak proses bimbingan. Mahasiswa yang jarang memberi kabar, lalu tiba-tiba meminta tanda tangan atau revisi kilat, membuat proses bimbingan kehilangan makna.
Idealnya, komunikasi dijaga secara berkelanjutan. Tidak harus setiap minggu, tapi cukup untuk menunjukkan bahwa mahasiswa benar-benar mengerjakan dan merefleksikan hasil bimbingan sebelumnya. Ini membangun kepercayaan dan membantu dosen memberikan arahan yang lebih tajam dan terarah.
Refleksi Bagi Mahasiswa dan Dosen
Proses bimbingan akademik sejatinya adalah ruang belajar dua arah. Mahasiswa tidak hanya belajar menulis dan meneliti, tetapi juga belajar menjadi pribadi yang komunikatif, sopan, dan tangguh.
Menyusun pesan dengan baik, memahami waktu yang pantas untuk menghubungi dosen, serta menjaga kesinambungan komunikasi adalah bagian dari kedewasaan akademik yang tak tertulis di silabus.
Mahasiswa perlu menyadari bahwa setiap pesan yang dikirim bukan hanya untuk bertanya, tetapi juga mencerminkan sikap dan karakter.
Gunakan bahasa yang jelas, sopan, dan penuh empati. Jangan hanya menghubungi saat terdesak. Bangunlah hubungan komunikasi yang konsisten dan saling menghargai.
Namun, refleksi ini juga perlu diarahkan kepada para dosen. Tidak sedikit kasus di mana pesan mahasiswa dibiarkan tanpa jawaban selama berhari-hari, bahkan berminggu-minggu.
Mungkin karena lalai, sibuk, atau bahkan enggan membalas. Namun perlu disadari bahwa bagi mahasiswa, tidak adanya respons bisa berarti kehilangan arah, kehilangan semangat, bahkan kehilangan rasa percaya diri.
Sebagai pembimbing, kita dituntut tidak hanya menguasai bidang keilmuan, tetapi juga menjadi teladan dalam etika komunikasi akademik.
Membalas pesan dengan singkat sekalipun, memberi jadwal yang realistis, atau memberi kabar bila belum sempat membaca dokumen, adalah bentuk perhatian yang sangat berarti bagi mahasiswa.
Bimbingan akademik bukan sekadar proses administratif, tapi merupakan proses pembentukan karakter, kedisiplinan, dan integritas.
Untuk itu, mari kita jaga komunikasi sebagai jembatan yang menyatukan, bukan yang memisahkan.
Dosen dan mahasiswa adalah dua pihak yang sama-sama ingin suksesnya proses akademik ini, maka komunikasi yang penuh perhatian, hormat, dan keberlanjutan adalah kunci utamanya.
Dengan membangun komunikasi yang kuat dan sehat, kita tidak hanya menyelesaikan karya ilmiah dengan baik, tetapi juga membangun ekosistem akademik yang saling menghargai dan bermartabat.
Sebab pada akhirnya, keberhasilan akademik bukan hanya soal lulus, tetapi juga soal tumbuh menjadi manusia yang matang dalam berpikir dan bijak dalam berinteraksi. (*)
